Asesoría
Certificación OEA
Requerimiento
Agencia de Aduana Telleria con 80 años de trayectoria y 13 sucursales a nivel nacional, nos solicita una propuesta para realizar una alianza colaborativa que permita ofrecer el servicio de Certificación OEA a sus 240 clientes. El proceso será realizado por Magma Consultores y vendida a los potenciales interesados por medio de la Agencia de Aduanas.
Dentro de los requerimientos nos solicitan lo siguiente:
• Estandarizar el proceso de Certificación OEA que pueda ser aplicado a todos los clientes interesados
• Que el proceso de Certificación permita comprometer a la organización
• Se mencionen claramente los pasos del proceso
• Se identifiquen claramente las exigencias
• Que la certificación y mantención sea al menos hasta la renovación pasados los 3 años.
Contexto
En el dinámico mundo del comercio exterior, la certificación como Operador Económico Autorizado (OEA) se presenta como una estrategia clave para optimizar procesos, fortalecer la seguridad y aumentar la competitividad.
Esta presentación proporciona una visión integral de la Certificación OEA, desde sus fundamentos y beneficios hasta los requisitos y el proceso para obtenerla, incentivando a las empresas a adoptar esta valiosa herramienta para el éxito en el mercado global.
Alcance OEA
El alcance de OEA no es solo la operación de exportación o importación, sino el sistema completo de control y seguridad que garantiza que la empresa opera de forma confiable dentro del comercio internacional y de toda la cadena de suministros.
Ser Operador Económico Autorizado, no es solo un tramite aduanero, sino que también una estrategia comercial, que impulsa el crecimiento y la sostenibilidad de las empresas en el comercio internacional, generando valor al largo plazo, reputación internacional, por el reconocimiento mutuo de los países, al tener el control los procesos claves de la cadena, permite fortalecer el prestigio frente a sus clientes y socios comerciales que participan en el proceso.
¿Qué es la
Certificación OEA?
La Certificación OEA es un reconocimiento internacional otorgado a operadores de comercio exterior que cumplen con rigurosos estándares de seguridad y confiabilidad en sus procesos logísticos, asegurando la integridad de la cadena de suministro global.
Esta figura se basa en el Marco SAFE de la Organización Mundial de Aduanas (OMA), una iniciativa global que busca armonizar y fortalecer la seguridad y facilitación del comercio internacional, promoviendo la cooperación entre aduanas y el sector privado.
La Certificación OEA es un Sello de Calidad que distingue a las empresas comprometidas con la seguridad y la eficiencia en sus operaciones de comercio exterior.
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Beneficios
Clave
La Certificación OEA es una inversión estratégica que impulsa el crecimiento y la sostenibilidad de las empresas en el comercio internacional, generando valor a largo plazo y ampliando su visión a nivel mundial, por su seguridad en los procesos internos y externos, querrán trabajar con tu empresa.
Alcance de los
Beneficios
Requisitos para la Implementación
Certificación OEA y auditorías internas
1.Política de Seguridad:
• Descripción del cumplimiento
• Como dar cumplimiento al requisito
• Quien asume la responsabilidad en la organización de dar cumplimiento a la política de seguridad.
• Anunciar y promover la iniciativa de OEA
• Identificación de Riesgos.
3. Gestión de Riesgos:
• Que se entiende por Riesgo
• Que se entiende por Riesgo de la Seguridad OEA Matriz de Riesgo de la organización
• Descripción del Cumplimiento
• Como dar cumplimiento al requisito.
• Identificación de Riesgos.
5. Seguridad de las Instalaciones:
• Procedimientos para garantizar la integridad de las mercancías
• Programa anual de Difusión a Clientes (Inspección Unidad de Carga y Medio de Transporte)
• Procedimiento de Control del transportista y del medio de transporte Procedimiento de Incidentes
• Procedimiento de Control e instalación de sellos de seguridad
• Planos de sus instalaciones (internos y Externos)
• Definición de Instrumentos de seguridad (alarmas, sensores, cierres perimetrales, iluminación adecuada, cámaras y cualquier otra herramienta que mitigue riesgos en la seguridad)
• Procedimiento de Mantención de Infraestructura
• Procedimiento de cierre de áreas criticas o sensibles
• Procedimiento de verificación de la identidad de personas y Vehículos
• Procedimientos de Control y monitoreo de Vehículos
• Sistema y dispositivo de control de visitas .
• Procedimiento de mensajería
• Procedimiento de Vigilancia de las instalaciones.
• Identificación de Riesgos.
7. Seguridad de Socios Comerciales:
• Procedimiento de Selección.
• Matriz de Riesgo de Socios Comerciales .
• Plan Anual de Visitas a Socios Comerciales.
• Identificación de Riesgos.
9. Capacitación:
• Requisito del Programa capacitación.
• Plan Anual de Capacitaciones
• Evidencias de Capacitaciones.
• Material de las Capacitaciones .
• Evaluación de las Capacitaciones.
• Identificación de Riesgos.
11. Documentos Legales:
• Antecedentes del representante legal.
• Declaración Jurada de Insolvencia Económica.
• Declaración Jurada de Delitos económicos.
• Escritura Publica.
• Extractó de la Escritura Publica
• Certificado de Antigüedad como Exportador o Importado.
• Identificación de Riesgos.
2.Seguridad del Personal:
• Descripción del Personal
• Evaluación del Personal
• Selección y Desvinculación del Personal
• Personal provisorio o temporal
• Identificación del personal
• Procedimientos RRHH y el acceso del personal a estos
• Matriz de Riesgos de Cargos Críticos.
• Evaluación del personal en cargos críticos.
• Identificación de Riesgos
4. Seguridad de la Información:
• Descripción de los protocolos y procedimiento para el cumplimiento de la seguridad de la información.
• Política de seguridad de la información
• Datos relevantes: (protocolos de Ciberseguridad, procedimientos de acceso a información critica, acceso a los puertos USB, perfiles de acceso a los sistemas, Proceso Logístico, Procesos de Vigilancias, personas y/o datos susceptibles para fines ilícitos como el contrabando, narcotráfico, robo, entre otros.
• Lugar físico o Virtual de almacenamiento de la información
• Matriz de Riesgo
• Identificación de Riesgos.
6. Seguridad de la carga:
• Protocolos y procedimientos de la carga de proveedores en origen.
• Evaluación y criterio para la contratación de proveedores.
• Integridad de la carga desde Origen.
• Evidencia y Verificación de la carga desde su preparación y embalaje.
• Protocolos ante desvíos, retrasos o incidentes, rutas definidas y monitoreadas.
• Gestión de incidentes y documentales.
• Identificación de Riesgos.
8. Sistema Documental:
• Requisito del Programa.
• Procedimiento de Archivo Físico o Virtual.
• Procedimiento de Control y Gestión de la documentación.
• Listado de Información Documentada (Documentos y registros) y evidencia de carga de proveedores, fotográfica, cámaras etc.
• Identificación de Riesgos.
10. Auditorias Internas:
• Auditorias al proceso previa a la presentación al SNA ( Servicio Nacional ).
• Planificación de Auditorias Internas, de las áreas de la compañía como de los centros logísticos.
• Resultados de Auditorias y Gestión de Riesgos
• Llenar el formulario de presentación.
• Respuesta del SNA.
• Identificación de Riesgos.
Resumen de etapas claves del proceso
01
Levantamiento
03
Definición de programa de trabajo
05
Kick off : Lanzamiento proyecto, información a los equipos y compromiso Gerencia
07
Programación de reuniones online con las diferentes áreas de la organización
09
Auditoria interna
11
Certificación final
02
Diagnóstico
04
Asignación del interlocutor del proyecto : Cara visible de la organización hacia equipo de trabajo de Telleria
06
Definir a los dueños de proceso de cada área de la organización
08
Reportes quincenales de avances y cumplimientos
10
Presentación a la aduana
12
Reuniones cada 4 meses con los dueños de procesos de cada área con mira a la Re-Certificación
METODOLOGÍA
DE TRABAJO
1.Diagnóstico Inicial
-
Levantamiento de información de la empresa.
-
Evaluación del cumplimiento respecto a los requisitos OEA con los que cuentan.
-
Identificación de brechas (procesos, seguridad, documentación).
-
Informe de diagnóstico.
2. Implementación Plan de Trabajo
-
Trabajo híbrido (remoto + presencial) e información via correo electrónico.
-
Implementación de los requisitos con los respectivos equipos.
-
Cronograma de avances.
-
Visitas a proveedores y/o socios comerciales.
-
Asignación de responsables internos de los clientes.
-
Preparación de expediente de postulación y acompañamiento post presentación.
-
Acompañamiento durante auditoría oficial con Aduana.
-
Soporte en levantamiento de observaciones y/o brechas.
-
Implementación de controles en: Seguridad de Carga, Seguridad de la información, Cadena logística, Selección de proveedores e Integración con procesos existentes Sap, Kpi o cualquier sistema con proveedores externos.
3. Capacitación y Auditoría Interna (Pre-certificación)
-
Formación de los equipos que participan en la cadena de suministros.
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Sensibilización organizacional (rol de cada área) para alinear y lograr compromiso.
-
Entrenamiento en gestión de riesgos y seguridad.
-
Plan de acciones correctivas.
-
Identificación de no conformidades.
-
Evaluación del cumplimiento real.
-
Preparación de los equipos para enfrentar auditoría oficial.
4. Validación y Mejora Continua
-
Aprobación de Certificación OEA y publicación por parte de Aduana.
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Código de Certificación del cliente por parte de la Aduana, el cual debe ir en los documentos.
-
Responsable de cada área, que lleven los indicadores establecidos en los procedimientos.
-
Actualización de procedimientos si procede.
-
Auditorías periódicas.
ALCANCE DEL
SERVICIO
Equipo Magma
Magma cuenta con profesionales certificados para facilitar el proceso de Certificación OEA. Brindando las herramientas e información necesarias para cumplir con los estándares y procesos establecidos por Aduana.
Asesoría Personalizada
Servicios de consultoría individualizada para guiar a las áreas en la implementación de las medidas de seguridad y el cumplimiento de los requisitos del OEA, adaptándose a las necesidades y tiempos específicos de cada organización y/o sector.
Acompañamiento
en el proceso
Un equipo multidisciplinario, enfocado para preparar a las empresas en el programa y mantención de la certificación OEA, brindando conocimientos teóricos y prácticos sobre los requisitos, riesgos generales y críticos y estándares de seguridad, a cargo de expertos en comercio internacional y auditores internos.
EMPRESAS CON
CERTIFICACIÓN OEA
Estas empresas son beneficiadas en sus procesos, gracias a la Certification OEA en la competitividad y el crecimiento de imagen respecto a sus procesos de seguridad.
EMPRESAS IMPORTADORAS
-
Abbott Laboratories de Chile.
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Apple Chile Comercial.
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General Motors Chile.
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Michelin Chile.
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Liebherr Chile.
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Basf Chile.
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Huawei Chile.
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Maestranza Diesel.
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Techint Chile SA
-
Toyota Chile SA
EMPRESAS EXPORTADORAS
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Compañía Frutera del Norte s.a.
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Basf Chile s.a.
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Exportadora del Sur s.a.
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Exportadora Inmobiliaria Agrícola e Inversiones Pompeia ltda.
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Viña Concha y Toro s.a.
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Viña La Rosa s.a.
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Greenex spa.
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Foraction Chili spa.
-
San Francisco Lo Garcés limitada.
-
Salmones Camanchaca
OPCIONAL
FORMATOS DE
SOLUCIONES
AUDIOVISUALES
Adicionar capsulas audiovisuales o de micro e-learning que permitan transmitir o viralizar de una forma fácil, sencilla y clara conceptos o términos que sean relevantes fortalecer.
El material les servirá para ser usado en el futuro y tenerlo como un extra que sirva como respaldo de acciones adicionales, que demuestra preocupación y proactividad para facilitar el aprendizaje de los colaboradores
Dejamos un par de ejemplos que sirven para entender y referenciar solución.
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Inversión
*SI SE DEBE CONSIDERAR UN MES ADICIONAL Y LA TARDANZA ES RESPONSABILIDAD DE MAGMA EL NUEVO MES NO SE COBRA